Biometría en control horario: criterios para decidir

La biometría no es el punto de partida

Registrar la jornada es obligatorio, pero utilizar huella o reconocimiento facial no lo es. La biometría trata datos especialmente sensibles y no debe elegirse porque parezca cómoda o reduzca fichajes entre compañeros. Antes hay que justificar base aplicable, idoneidad, necesidad y proporcionalidad, además de analizar alternativas menos intrusivas.

Los criterios incluyen finalidad concreta, riesgo que se quiere resolver, método alternativo, población afectada, falsos rechazos, almacenamiento de plantillas, accesos, conservación, respuesta ante incidentes y evaluación de impacto cuando corresponda. También debe existir una vía operativa para quien no pueda usar el sistema. La conclusión jurídica requiere estudiar el contexto y la guía vigente de la AEPD, no aceptar una etiqueta comercial de «cumplimiento».

Escenario: acceso y fichaje en una fábrica

Una planta con 260 personas tiene tornos y tarjetas. Dirección estudia reemplazarlas por huella porque algunas tarjetas se olvidan o comparten. El proveedor ofrece un terminal rápido, pero la empresa todavía no ha medido el fraude, los errores ni el coste de reforzar el método actual.

El equipo separa dos finalidades: abrir una zona restringida y registrar inicio o fin. Pueden requerir análisis distintos. Revisa si tarjetas individualizadas, PIN, supervisión puntual o mejores procedimientos resolverían el problema. También consulta a protección de datos, seguridad, representantes y prevención. La decisión no debe presentarse como una simple comparación de funcionalidades.

Prueba de una alternativa menos intrusiva

Antes de pilotar biometría, la planta ensaya durante un periodo un terminal con tarjeta individual y alertas de anomalía. Se comprueban colas, olvidos, incidencias, fichajes duplicados y capacidad de corrección. La misma prueba define qué evidencia necesita la empresa y si el riesgo real disminuye con medidas organizativas.

Si la alternativa no resulta suficiente y se analiza biometría, el piloto debe usar condiciones controladas: información clara, acceso limitado, procedimiento de alta y baja, atención a falsos negativos, contingencia y borrado. No se publican resultados como si estas pruebas hubieran sido realizadas sobre proveedores del comparador. El objetivo es exigir evidencia y documentar por qué una opción menos invasiva no basta.

Caso límite: una persona no puede identificarse

Una trabajadora presenta una condición que impide capturar de forma fiable el rasgo usado. El sistema la rechaza varias veces y se forma una cola al comienzo del turno. Si la única alternativa es que un supervisor introduzca manualmente su jornada cada día, el trato no es equivalente y puede exponer información.

La empresa necesita un método alternativo normalizado, con igual validez y sin penalización. También debe contemplar caída del terminal, lesión temporal, cambio de plantilla biométrica o incidente de seguridad. A diferencia de una contraseña, un rasgo biométrico no puede sustituirse con facilidad. Este caso límite pesa en la evaluación de necesidad y en el diseño de contingencia.

Conclusión: preferir el medio suficiente

La opción correcta es la menos intrusiva que alcanza de forma demostrable la finalidad legítima. Web, aplicación, tarjeta, PIN o kiosco pueden ser suficientes según puestos y centros. La biometría solo debería avanzar tras un análisis específico, documentado y actualizado, con alternativa, controles y responsabilidades.

Un proveedor puede aportar tecnología y documentación, pero no decidir por la empresa si el tratamiento es proporcionado. Si el comprador no puede explicar qué riesgo resuelve, por qué fallan opciones menos sensibles y cómo atenderá excepciones, todavía no existe base para recomendar ese método.