Biometría en control horario: criterios para decidir

Nuestro veredicto: no comprar biometría para el fichaje ordinario

Para una oficina, tienda o restaurante normal, descartaríamos el fichaje biométrico en la primera compra. Registrar la jornada es obligatorio, pero usar huella o reconocimiento facial no lo es. La guía de la AEPD, versión de noviembre de 2023, trata la identificación y autenticación biométricas como tratamientos de categorías especiales y exige una evaluación específica de base jurídica, necesidad, idoneidad y proporcionalidad. Una tarjeta, un PIN, una aplicación o un kiosco pueden resolver el fichaje con menos intrusión. La comodidad y el temor genérico a que alguien fiche por otra persona no bastan por sí solos para dar la vuelta a ese orden.

Los criterios incluyen finalidad concreta, riesgo que se quiere resolver, método alternativo, población afectada, falsos rechazos, almacenamiento de plantillas, accesos, conservación, respuesta ante incidentes y evaluación de impacto cuando corresponda. También debe existir una vía operativa para quien no pueda usar el sistema. La conclusión jurídica requiere estudiar el contexto y la guía vigente de la AEPD, no aceptar una etiqueta comercial de «cumplimiento».

Escenario: acceso y fichaje en una fábrica

Supongamos una planta con 260 personas, tornos y tarjetas. Dirección estudia reemplazarlas por huella porque algunas tarjetas se olvidan o comparten. El proveedor ofrece un terminal rápido, pero la empresa todavía no ha medido el fraude, los errores ni el coste de reforzar el método actual.

El equipo separa dos finalidades: abrir una zona restringida y registrar inicio o fin. Pueden requerir análisis distintos. Revisa si tarjetas individualizadas, PIN, supervisión puntual o mejores procedimientos resolverían el problema. También consulta a protección de datos, seguridad, representantes y prevención. La decisión no debe presentarse como una simple comparación de funcionalidades.

Prueba de una alternativa menos intrusiva

Antes de pilotar biometría, la planta ensayaría durante un periodo un terminal con tarjeta individual y alertas de anomalía. Comprobaría colas, olvidos, incidencias, fichajes duplicados y capacidad de corrección. La misma prueba permitiría definir qué evidencia necesita la empresa y si el riesgo real disminuye con medidas organizativas.

Si la alternativa no resulta suficiente y se analiza biometría, el piloto debe usar condiciones controladas: información clara, acceso limitado, procedimiento de alta y baja, atención a falsos negativos, contingencia y borrado. No se publican resultados como si estas pruebas hubieran sido realizadas sobre proveedores del comparador. El objetivo es exigir evidencia y documentar por qué una opción menos invasiva no basta.

Matriz de necesidad: problema, alternativa y daño residual

La guía de la AEPD sobre control de presencia biométrico exige analizar antes del tratamiento su idoneidad, necesidad y proporcionalidad, además de realizar la evaluación de impacto correspondiente. Para que esas palabras produzcan una decisión, crea una fila por finalidad y no por dispositivo. «Evitar fichajes delegados» y «proteger una zona de riesgo» son problemas distintos aunque compartan el torno de entrada.

Cada fila debe responder: qué daño real se ha observado, con qué frecuencia, a quién afecta, qué evidencia lo acredita, qué alternativas se probaron, por qué no bastaron y qué daño introduce la biometría. Puntúa después cobertura, intrusión, reversibilidad, accesibilidad, dependencia técnica y esfuerzo operativo. La comodidad o el consentimiento recogido en una pantalla no sustituyen el análisis de base jurídica en el ámbito laboral.

La prueba de alternativa necesita umbral previo. Por ejemplo: porcentaje de incidencias correctamente detectadas, tiempo de corrección, colas y casos sin solución equivalente. Sin umbral, cualquier resultado puede presentarse a posteriori como fracaso. Si tarjeta y alertas reducen el problema hasta un nivel aceptado, la opción más sensible pierde su justificación aunque reconozca mejor el rasgo.

Registra también el daño residual: falsas coincidencias, rechazos, exposición de plantillas, estigmatización de quien usa el canal alternativo y consecuencias de una caída. Asigna dueño y respuesta a cada uno. La matriz no emite un dictamen automático; hace visible qué hecho tendría que cambiar para revisar la decisión. Si no existe evidencia del problema inicial o no se ensayó una alternativa comparable, el resultado correcto es detener la compra.

Caso límite: una persona no puede identificarse

Una trabajadora presenta una condición que impide capturar de forma fiable el rasgo usado. El sistema la rechaza varias veces y se forma una cola al comienzo del turno. Si la única alternativa es que un supervisor introduzca manualmente su jornada cada día, el trato no es equivalente y puede exponer información.

La empresa necesita un método alternativo normalizado, con igual validez y sin penalización. También debe contemplar caída del terminal, lesión temporal, cambio de plantilla biométrica o incidente de seguridad. A diferencia de una contraseña, un rasgo biométrico no puede sustituirse con facilidad. Este caso límite pesa en la evaluación de necesidad y en el diseño de contingencia.

Conclusión: preferir el medio suficiente

La respuesta por defecto sigue siendo no a la biometría para un registro horario ordinario. Web, aplicación, tarjeta, PIN o kiosco pueden bastar según puestos y centros. Solo reabriríamos el caso biométrico si existe un riesgo concreto y acreditado que una alternativa menos intrusiva no resuelve, una base aplicable demostrada y una evaluación de impacto superada con alternativa equivalente para cada persona afectada. Un control de acceso a una zona especialmente sensible puede plantear una finalidad distinta; no convierte automáticamente el fichaje de toda la plantilla en necesario.

Un proveedor puede aportar tecnología y documentación, pero no decidir por la empresa si el tratamiento es proporcionado. Si el comprador no puede explicar qué riesgo resuelve, por qué fallan opciones menos sensibles y cómo atenderá excepciones, todavía no existe base para recomendar ese método.