Cómo conservar el registro horario cuatro años

Conservar es poder recuperar y explicar

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que los registros deben guardarse durante cuatro años y permanecer a disposición de personas trabajadoras, representantes e Inspección. Archivar un fichero no basta si nadie sabe localizarlo, abrirlo o relacionar una corrección con su dato original.

Los criterios prácticos son integridad, legibilidad, vínculo con persona y periodo, control de acceso, copias, restauración, trazabilidad de cambios y continuidad al sustituir proveedor. El soporte puede ser físico o digital según la organización válida del registro; a fecha de revisión no existe una obligación general de usar exclusivamente un sistema digital. Lo importante hoy es que el método sea fiable y accesible.

Escenario: empresa que cambia de aplicación

Una compañía de limpieza conserva dos años en su SaaS actual y decide migrar. El nuevo proveedor importa empleados activos, pero los registros históricos quedarían en la plataforma anterior durante seis meses. Después, el contrato prevé borrar la cuenta.

Antes del corte, la empresa exporta por persona y centro, incluye pausas y modificaciones, y crea un índice de periodos. Comprueba que un usuario autorizado puede abrir los archivos sin software propietario. El responsable documenta ubicación, formato, copias y procedimiento de entrega. Los datos no se guardan «por si acaso» más allá del marco definido, pero tampoco dependen de una licencia que dejará de existir.

Prueba anual de recuperación

La organización selecciona una semana del ejercicio anterior, una persona dada de baja y un registro corregido. Un usuario que no participó en la implantación debe localizar la información, verificar inicio y fin, identificar el cambio y preparar una copia comprensible. También se restaura un archivo desde la copia secundaria.

La prueba mide resultado y tiempo razonable, no velocidad competitiva entre productos. Se revisan permisos: un manager no debería acceder indefinidamente a centros ajenos, mientras el rol autorizado conserva capacidad de respuesta. El protocolo sirve para evaluar un sistema; no implica que el sitio haya testado cada solución ni permite otorgar una certificación.

Caso límite: formato que pierde las correcciones

El proveedor exporta un CSV con la hora final de cada día, pero no incluye valor anterior, autor ni motivo de las modificaciones. Los totales parecen correctos, aunque la empresa ya no puede explicar cómo se llegó a ellos. Guardar capturas separadas tampoco ofrece una relación fiable.

Se debe pedir una exportación adicional, una API o un informe de auditoría que conserve la secuencia necesaria. Si no existe, la limitación afecta a la decisión de compra y al plan de salida. Otro límite es una copia cifrada cuya clave pertenece a una persona que deja la empresa; la gestión de claves y sustitutos forma parte de la conservación real.

Conclusión: diseñar el archivo desde el alta

La conservación se prepara al elegir la herramienta, no al cancelar. El contrato y la configuración deben permitir recuperar periodos completos, comprender cambios y mantener acceso durante cuatro años conforme al marco vigente. Una copia se valida restaurándola y entregándola de forma controlada.

El sistema avanza si la empresa puede responder dónde están los registros, quién accede, cómo se prueba su integridad y qué ocurre al terminar el servicio. Cuando solo existe la promesa de que «los datos quedan en la nube», el requisito permanece sin demostrar.